WinСклад

Введение.

Как построена документация.
Данная документация предназначена не только для Вашего ознакомления с работой в самом программном
комплексе «Фолио POS-Магазин», но и с основными принципами построения документооборота на основе рабочих
процессов, протекающих в Вашем магазине.
Прежде чем приступать к установке, настройке и, уж тем более к ведению учета в программе, надо
разобраться ЗАЧЕМ, КТО и КАКИЕ задачи будет выполнять. Для этого надо понять:

1. какие процессы протекают в Вашем магазине;
2. Какие данные (отчеты) Вы хотите получать от Вашей системы;
3. какая схема окажется для вас наиболее благоприятной.

Только после этого мы перейдем к настройке системы и работе с ней.

Что такое «Фолио POS-магазин».

Программный комплекс «Фолио POS-Магазин» предназначен для ведения учета в розничных, мелкооптовых
и оптовых магазинах и состоит из нескольких модулей, каждый из которых выполняет свою узкую задачу и разработан с учетом квалификации и психологических особенностей большинства, по статистике, обслуживающего персонала, работающего с ним.
Комплекс является автономным, однако, при необходимости, может сопрягаться как с базовыми продуктами «Фолио» или «1С», так и с программными продуктами прочих производителей благодаря наличию открытого механизма приема и выгрузки документов и справочников.

Какие модули входят в комплекс и что они выполняют.
Рассмотрим модули, входящие в состав комплекса:

1. Рабочее место кассира
2. Рабочее место администратора торгового зала / товароведа / директора
3. Кассовый сервер
4. Предпродажная подготовка

Модуль «Рабочее место кассира» устанавливается на рабочем месте кассира и предназначен для потоковой продажи товаров розничным покупателям. Интерфейс достаточно прост как во внешнем виде, так и в эксплуатации, однако при этом выполняет практически весь необходимый набор операций кассира. Кроме того рабочее место кассира защищено от сетевых обрывов и, максимально, от «кривизны рук персонала». На компьютере кассира нет никакого Программного Обеспечения (далее ПО) кроме «Рабочее место кассира».

Модуль «Рабочее место администратора торгового зала» устанавливается на рабочих местах тех сотрудников магазина, которые должны иметь доступ к управлению процессом торговли, управлению дисконтной системой, ввода товарных или платежных документов, ормированию отчетности и прочим функциям. Интерфейс выполнен в стиле привычного и понятного всем рабочего стола Windows, а набор доступных операций определяется лишь набором прав, установленных администратором магазина или системным администратором.
Внешний вид и набор ярлыков как рабочего стола программы, так и открывающихся в ней папок может
быть настроен индивидуально для каждого сотрудника.

Модуль «Кассовый сервер» устанавливается на сервере. Он выполняет все операции с Базой Данных (далее БД), непосредственную работу с кассами, а также обеспечивает On-Line архитектуру т. е. сбор, обработка и предоставление актуальной информации в режиме реального времени. Модуль практически лишен интерфейсов, для работы с которыми, впрочем, и не предназначен. Является ядром всей системы. Несколько серверов могут объединяться в On-Line сеть магазинов.

Модуль «Предпродажная подготовка» предназначен ТОЛЬКО для сетей магазинов и используется для обклеивания товаров, отправляемых в удаленные магазины, штрих кодовыми этикетками и контроля оличества упакованных в коробки товаров. Устанавливается на складе.

Цикл товара «От прихода до отчета».

Как работает магазин

В этом разделе мы рассмотрим как должен работать магазин и какие действия должны быть выполнены
перед началом работы в ЛЮБОЙ системе учета. Но можно всего этого и не делать, если Вас не интересует результат.

Цикл товара «От прихода до отчета».

Давайте попробуем разобраться что происходит с товаром в Вашем, да и большинстве магазинов. Товар

привозится в магазин и принимается по накладной кладовщиком либо товароведом. Далее в учетной системе магазинасоздается документ поступления ( ТМЦ ). Товар может либо вывозиться в зал и продаваться через розничные кассы, либо продаваться со склада за наличный или безналичный расчет. По факту продажи товара в учетную систему заносится вручную или формируется автоматически документ продажи товара. Также может иметь место списание товара или возврат поставщику, либо возврат товара от покупателя.
Если этот путь товара отобразить в графическом виде, то получится следующая схема:

На данной схеме пунктирными линиями отображены движения товара, которые МОГУТ быть. Те или иные
действия, называемые этапами процесса, могут отсутствовать у Вас, либо, наоборот, в схеме могут отсутствовать этапы характерные для Вашего магазина.
Это ПРОСТЕЙШАЯ схема движения товаров и она описывает движение товара в большинстве небольших магазинов не занимающихся собственным производством или сборкой.

Что такое документооборот.

Теперь рассмотрим что есть документооборот. Дадим определение: документооборот – это тот порядок и тот набор данных вводимых в систему на каждом этапе рабочих процессов Вашего предприятия, которые обеспечивают его нормальную работу и получение всей необходимой отчетности. Документооборот строится на основе сформулированных бизнес, иначе говоря рабочих, процессов Вашего предприятия. То есть он определяет на каких этапах какие должны вводиться документы, какие строить отчеты и как реагировать на их результаты. Поступление товара от поставщика на склад магазина Прием и пересчет товара Ведение приходного документа в систему учета. Продажа товара в розницу через кассу Списание испорченного или бракованного товара Возврат товара поставшику Возврат через кассу Формирование внутренней и внешней отчетности Зачастую Фактические процессы, происходящие в магазинах, нельзя вообще назвать рабочими. Нет никакой четкой схемы работы персонала и, если учесть привычку многих из них работать по-старинке, на бумаге, дескать «бумага все стерпит», начинаются исправления задним числом, правка документов, которые править нельзя и правка которых может вызвать некорректности в учете как складском, так и бухгалтерском, вольности с ревизиями и прочие нарушения. Кроме того, зачастую нет никаких правил работы как для кладовщиков, так и для операторов учетной системы, если такая имеется. Многие действия выполняются не вовремя и, как следствие, забываются вовсе. Очень частое явление – это когда оператор ПК не знает что ему сделать для получения некоего результат только ПОТОМУ, ЧТО ОН НЕ ДО КОНЦА ПОНИМАЕТ КАКОГО РЕЗУЛЬТАТА ОН ХОЧЕТ ДОСТИЧЬ. И хуже всего когда этого не знает руководство магазина и меняет требования «по ходу дела».

Прежде чем начать работу в выбранной Вами системе учета надо сделать простой выбор : либо принять «на вооружение» одну из предлагаемых ею схем документооборота и перестроить свои рабочие процессы, либо разработать свою схему и настроить выбранную Вами систему учета, если та может ее реализовать. Если Вы решили разработать свою схему документооборота, то , или своими силами, или с помощью сторонних специалистов выполняются следующие действия:

1. Составляется на бумаге точная схема всех возможных путей товара в Вашем магазине;
2. Составляется список ВСЕХ отчетов которые Вы хотите получить от системы учета;
3. На основании составленной схемы формируется список и порядок действий в выбранной Вами системе учета на каждом этапе рабочего процесса - документооборот.

Формирование должностных инструкций на основе поставленного документооборота. Необходимость разграничения прав доступа.

После того как схема документооборта составлена надо довести порядок действий до сотрудников магазина. Как это сделать? Ведь многим из них вовсе не нужно знать всю схему. Каждый отдельно взятый сотрудник отвечает лишь за некоторые этапы рабочего процесса. Для этого служат должностные инструкции. Должностная инструкция – это внутренний документ, содержащий перечень действий для каждого этапа рабочего процесса, выполняемый сотрудником, отвечающим за него. Иными словами говоря в нем указано что и как человеку делать в той или иной ситуации. Работнику проще и быстрее реагировать на события, когда у него есть напечатанная бумажка, в которой указано какую последовательность действий надо выполнить для получения желаемого результата. При правильном составлении должностной инструкции и соблюдении её Вашими сотрудниками, Вы всегда сможете получить от системы учета набор полных и достоверных данных и отчетов. Также крайне необходимо ввести разграничения доступа к функциям системы учета для предотвращения внесения как случайных, так и намеренных ошибок в этапах рабочего процесса теми сотрудниками, которые в этих этапах не участвуют, либо участвуют частично. Каждая система учета предоставляет свой набор прав и механизмы их настройки.

Торговля лекарственными препаратами. Учет серий.

При торговле лекарственными препаратами возникает новая необходимость: четкий учет серий и сроков
годности. Для ведения такого учета используется партионный учет. В этом случае ведется не только учет товара вообще, а учитывается каждая его серия. То есть и движение, и срок годности, и отпускные цены, и остаток. При таком ведении учета к описанной ранее схеме добавляется необходимость присвоения каждой серии товара индивидуального штрих-кода, распечатка штрих-кодовых этикеток и оклейка ими каждой, или почти каждой единицы товара. Это необходимо для того, чтобы ТОЧНО знать какая серия была продана или возвращена. Еще при торговле лекарственными препаратами возникает необходимость контроля наценок на препараты в соответствии с гос. реестром цен. Также возникает необходимость в дополнительном оборудовании – принтере штрих-этикеток.

Начинаем работать.

Введение.
Эта раздел поможет легко начать работу и познакомит с принципами ведения учета в программе «Фолио
POS-Магазин». В нем содержаться не подробные описания действий вплоть до нажатия кнопок, а принципы работы.
Подробное описание действий смотрите в справочнике функций.
Есть несколько основных принципов хранения и предоставления данных в программе:

• Одинаковая по назначению, но разная по содержанию информация, использующаяся многократно в разных местах, объединяется в справочники или реестры. Например: «справочник товаров» или реестр документов «поступления товаров».

• Схожие по назначению функций располагаются в одних папках (меню) Интерфейс программы выполнен в виде привычной для большинства пользователей оболочки Windows.

Ведение раздельного учета товара на складе и в торговом зале.

Если в системе учета ведется разделение на товары, хранящиеся на складе и товары, находящихся в торговом зале, то к основной схеме, описанной ранее, добавляется еще несколько этапов:

• ввод документа перемещения товаров со склада в торговый зал и выдача кладовщиком товаров по этому документу.

• создания документа возврата товара из торгового зала на склад перед возвратом товара поставщику.

Ведение учета с таким разделением связано с трудностью, возникающей из-за так называемого «человеческого фактора», который на деле является не более чем халатностью со стороны работников магазина, выражающейся в невыполнении должностных инструкций, например, выдаче кладовщиком товаров со склада в торговый зал без документа. Сам документ перемещения товаров операторы заводят потом, если, конечно, не забывают. По возможности – без ошибок. Отсюда имеется расхождение между остатками товаров, хранящимися в системе учета магазина, и фактическим наличием товаров в торговом зале и на складе. Ввиду перечисленных особенностей - лучше всего использовать схему с одним складом-магазином.

Общие правила интерфейса

Все настройки, выполняемые пользователями, хранятся централизованно на сервере и закрепляются за именем (идентификационным именем) пользователя. Таким образом за каким бы компьютером Вы ни сели работать все Ваши настройки будут одинаковы.

Ярлыки рабочего стола можно располагать на экране произвольным образом. Их размещение сохранится. В нижней части окна расположена панель задач. Она имеет градиентный синий цвет. Все открываемые в программе окна создают на этой панели свою кнопку быстрого доступа и в дальнейшем можно быстро попасть в нужное открытое окно нажав на панели задач соответствующую кнопку. Там же, на панели задач находится кнопка для сворачивания всех окон, текущее время, язык ввода с клавиатуры и статус связи с кассовым сервером.

Сортировка данных по значению колонки

Содержимое любой таблицы может быть отсортировано по значению любой колонки как по возрастанию, так и по убыванию. Для этого надо навести курсор мыши на заголовок колонки и один раз нажать левую клавишу.
1) 2)   3) 
Настройка отображения колонок в таблице
Нужно вызвать окно настройки таблицы. Для этого надо щелкнуть по таблице правой клавишей мыши и , в появившемся меню, выбрать пункт «Установки колонок», всегда расположенный последним. После этого на экране появится окно, содержащее список колонок, доступных для отображения. Наличие галочки слева от названия колонки информирует о том, что колонка будет видна в таблице. Для изменения видимости колонки нужно снять или установит галочку, нажатием на ней левой клавиши мыши, слева от соответствующей колонки.Для изменения формата отображения, цвета, выравнивания и
прочих параметров колонки надо сначала ее отметить, щелкнув по ее названию левой клавишей мыши, а потом нажать кнопку «Изменить колонку». Появится окно настройки параметров колонки. Окно содержит следующие
поля :

• Заголовок столбца – это тот текст который будет отображаться в таблице в названии колонки;

• Название поля – имя поля набора данных БД, отображаемого в настраиваемой таблице. Если поле уже закреплено за другой колонкой, то в списке оно отображаться не будет;

• Стиль – может принимать два значения : обычный или в виде галочки. Если значение поля 0 то значение в ячейке отображается в виде пустого квадратика, если 1, то в виде квадратика с галочкой.

• Шрифт – имя шрифта которым будет отображаться текст в колонке;

• Размер шрифта – размер шрифта колонки;

• Цвет шрифта – цвет текста в колонке;

• Кодировка – для некоторых шрифтов необходимо указывать «кирилица», чтобы они печатали русские бук вы, а для некоторых, таких как WinDings необходимо указать «по умолчанию»;

• Выравнивание – указывает как центровать текст в колонке. Допустимо три варианта : влево, по центру и вправо;

• Формат отображения – Задает формат отображения данных в колонках содержащих числовые значения или значения даты-времени.

Изменение ширины колонки
захватите, то есть нажмите и не отпускайте, левой клавишей мыши правую границу заголовка колонки размер которой Вы хотите изменить и, изменив ее ширину путем перемещения мыши вправо или влево, отпустить её.
Изменение порядка следования колонок в таблице
захватите, то есть нажмите и не отпускайте, левой клавишей мыши заголовок колонки, которую надо переместить и, переместить её на новое место путем перемещения мыши вправо или влево, отпустите клавишу мыши.
Поиск значения в колонке
наведите курсор мыши на заголовок колонки. В правом углу заголовка колонки появится кнопка с линзой. Нажмите на неё. На экране появится окно поиска значения. Введите в поле «Искомое значение» значение для поиска, а в поле «Способ поиска» выставите тип поиска и нажмите кнопку «Искать». В
зависимости от типа данных (строка, число, дата-врем, флажок) в колонке возможен различный метод поиска : По совпадению, По началу и По вхождению, кроме того окошко поиска будет иметь для каждого из них разный внешний вид. Поиск производится ТОЛЬКО в пределах данных ОТОБРАЖАЕМЫХ в таблице, то есть не по всей базе, а только по тому, что есть в таблице сейчас. Поиск ведется с начала таблицы с возможностью поиска следующей записи. Для этого достаточно после нахождения одной записи просто повторно нажимать кнопку «Искать».

Первый запуск

Каждый сотрудник, работающий в системе имеет свое идентификационное имя – логин (входной идентификатор) и пароль. Они определяют набор доступных функция для сотрудника, а также служат признаком принадлежности (кто ЭТО сделал?..) для всех выполняемых в программе действий. Входной идентификатор могут знать все, но пароль должен знать лишь сотрудник кому он выдан и системный администратор.

Перед входом в программу будет запрошен Ваш входной идентификатор и пароль:

После ввода входного идентификатора (поле ИМЯ) нажмите клавишу Entrer, затем введите пароль и снова
нажмите клавишу Enter. Если имя или пароль не верны, либо нет прав на вход в программу, то на экран будет выдано сообщение о произошедшей ошибке. Если же все указано верно, то на экране появится рабочий стол программы.

Знакомимся со справочниками

В программе создано семь базовых справочников. Кроме базовых существуют вложенные, дополнительные, справочники такие как справочник сортов, дополнительных штрих-кодов, партий и прочих. Базовые справочники будут рассмотрены отдельно, а дополнительные, вложенные, по ходу описания и там, где они используются. Вот перечень базовых справочников.

• справочник контрагентов
• справочник магазинов
• справочник товаров
• справочник дисконтных схем
• справочник дисконтных карт
• справочник автоматических скидок
• справочник касс

Пять из перечисленных справочников собраны в папку «Справочники», а справочник дисконтных схем и
справочник дисконтных карт вынесены в отдельную папку «Дисконтные карты». Пять справочников собраны в папке «Справочники», открывающейся при двойном щелчке левой клавишей мыши по иконке «Справочники» на рабочем столе программы. В отдельных случаях по пожеланию заказчика ярлыки некоторых справочников, для удобства работы, могут быть вынесены прямо на рабочий стол программы.